Veranstaltungen sind Service. Was aber, wenn in der Erfassung oder im Import Daten doppelt angelegt werden? Unabsichtlich schleichen sich doch immer wieder Fehler ein. Und diese zu bereinigen erfordert häufig Zeitaufwand.
Um die Bereinigung des Systems zu erleichtern, gibt es ab Anfang 2012 ein neues Modul: Das Dublettenradar. Dieses Modul soll nicht nur Dubletten aufspüren, sondern auch das Bereinigen der Daten erleichtern. Dafür verfügt es über drei Funktionsbereiche. Dubletten erkennen In jeder Datenbank sind Dublettendatensätze vorhanden. Das Problem ist häufig, die Daten zu finden. Das Dublettenradar verfügt über einen integrierten Suchlauf, welcher die Datensätze nach strengen Kriterien miteinander vergleicht und als Dublettenkandidaten markiert. Um das System nicht zu überlasten, läuft der Dublettensuchlauf nur nachts zu bestimmten, vom Kunden konfigurierbaren Uhrzeiten – wenn nötig, mehrere Nächte hintereinander bis die Datenbank komplett durchforstet wurde. Sind alle Daten überprüft, können die Dubletten überarbeitet und zusammengeführt werden.
Dubletten zusammenführen
Sind die Dublettenkandidaten markiert, kann die Nacharbeit erfolgen. Dazu können Dublettenkandidaten entweder als Dublette bestätigt werden. Daraufhin bereinigt LEO-Event das System automatisch, löscht die Dublettendatensätze und hängt Referenzen auf Datensatz-IDs und Fremdschlüsselzuweisungen um. Hat das Dublettenradar sich geirrt, kann der Dublettenkandidat abgelehnt werden. Auch diese Verarbeitung wird gespeichert: der Dublettenkandidat taucht nicht wieder auf – weder in der Erfassung noch im Import. Eine dritte Möglichkeit bietet das Zusammenführen von Datensätzen zu einem Masterdatensatz. Sofern nicht einfach ein Datensatz aus der Datenbank gelöscht werden soll, sondern bestimmte Daten des Datensatzes wie Texte oder Bilder an einen anderen Datensatz übernommen werden sollen, können die Datensätze in einer eigens dafür layouteten Maske zusammengeführt werden. Auch beim Zusammenführen werden alle Datensatz-IDs, Fremdschlüsselzuordnungen und Referenzen auf einen Datensatz zusammengefasst. Alle anderen Dublettendatensätze werden gelöscht. Sobald die Zusammenführung erfolgt ist, wird auch in der weiteren Verarbeitung der Datensatz stets korrekt genutzt, da alle Referenzen auf den zusammengeführten Datensatz zeigen. Also sind auch Online-Aufrufe über ID kein Problem. Dublettenreporting Die Datenbank ist überarbeitet, alle Dubletten sind aus dem System.
Was passiert jedoch bei der nächsten möglichen Dublette?
Das Dublettenradar verfügt über ein integriertes Reporting. So werden Dublettenkandidaten bei der Erfassung, im Import oder beim Input über Schnittstelle markiert und per Report an eine frei zu definierende Benutzergruppe gemeldet. Ein Suchlauf ist nicht mehr nötig. Die Dubletten können direkt überarbeitet werden. So bleibt die Datenbank sauber – und der Service in allen Publikationskanälen ohne viel Aufwand gut.